Cynorthwy-ydd Gweinyddol - Cyfleusterau — Ysgol Busnes Caerdydd, Prifysgol Caerdydd

Mae Ysgol Busnes Caerdydd, Prifysgol Caerdydd yn edrych am Gynorthwy-ydd Gweinyddol - Cyfleusterau

Ar gau. Mae’r dyddiad cau ar gyfer y swydd hon wedi mynd heibio.

Dewch i ymuno â thîm gwasanaethau proffesiynol gwych yn ysgol fusnes gynta’r byd ynghylch gwerth cyhoeddus!

Mae cyfle cyffrous wedi codi i weithio yn Ysgol Busnes Caerdydd. Rydym yn chwilio am rywun i ymuno â'n tîm cyfleusterau proffesiynol, colegol, amrywiol a chroesawgar i ddarparu cymorth gweinyddol i gefnogi'r amrywiaeth eang o wasanaethau'r tîm, gan roi pwyslais penodol ar weithgareddau amgylcheddol ac ymgysylltu â’r gymuned.

Mae'r tîm hwn yn darparu gwasanaethau blaen tŷ a derbynfa, archebu ystafelloedd, reprograffeg, postio a phorthora yn ogystal â bod yn gyfrifol am gynorthwyo gyda rheoli a gwella mannau dysgu ac addysgu, swyddfeydd a mannau cymunedol yr Ysgol. Mae'r tîm hefyd yn gyfrifol am fframweithiau a systemau Diogelwch, Iechyd, yr Amgylchedd a Lles yr Ysgol ac yn bwysig mae'n rhan annatod o agenda cynaladwyedd yr Ysgol, gan arwain ar ehangu a chefnogi ein mentrau a'n datblygiadau amgylcheddol.

Bydd yr oriau gwaith yn seiliedig ar batrwm shifft wythnosol o ddydd Llun i ddydd Gwener a drefnir ymlaen llaw, er mwyn cynnig gwasanaeth derbynfa rhwng 8.00am a 6.00pm, ond bydd angen hyblygrwydd er mwyn cyflenwi ar gyfer gwyliau blynyddol, absenoldebau, a digwyddiadau ad hoc/cynadleddau. Bydd hyn weithiau'n golygu y bydd angen gweithio oriau ychwanegol neu anarferol, a allai gynnwys penwythnosau, er mwyn bodloni gofynion y gwasanaeth.

Bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn unigolyn creadigol, hyblyg, brwdfrydig a chyfrifol. Bydd yn meddu ar sgiliau gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol a gyflwynir yn Gymraeg a Saesneg, neu'n barod i gwblhau hyfforddiant iaith Gymraeg.

Mae llawer o bobl o’r farn bod Ysgol Busnes Caerdydd yn un o ysgolion busnes a rheoli gorau’r deyrnas ac, yn ôl Fframwaith Rhagoriaeth Ymchwil 2014, roedd yn chweched yn eu plith am safon ei hymchwil. Rydyn ni’n addysgu dros 3,500 o fyfyrwyr bob blwyddyn, gan gynnwys dros 1,500 o fyfyrwyr rhyngwladol. Mae gan Ysgol Busnes Caerdydd gyfadran ryngwladol ac ynddi ysgolheigion o’r radd flaenaf. Mae enw da’r ysgol wedi’i helpu i’w denu o sawl rhan o’r deyrnas a’r tu hwnt. Ysgol Busnes Caerdydd yw’r sefydliad cyntaf o’i fath yn y byd sy’n hybu gwerth cyhoeddus, gan ymrwymo i hwyluso gwerth cymdeithasol ac economaidd fel ei gilydd trwy gynnal ymchwil arloesol aml ei meysydd i anawsterau mwyaf cymunedau, cwmnïau a sefydliadau.

Swydd amser llawn (35 awr yr wythnos) yw hon, a hysbysebir ar sail benagored.

Cyflog: £21,197 - £23,144 y flwyddyn (Gradd 3).

Dyddiad Cau: Dydd Sul, 19 Chwefror 2023

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol. Credwn y gallwn wneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o wahanol gefndiroedd sydd am greu Prifysgol sy'n ceisio cyflawni ein rhwymedigaeth gymdeithasol, ddiwylliannol ac economaidd i Gaerdydd, Cymru, a'r byd. Wrth gefnogi ein gweithwyr i gael cydbwysedd rhwng eu gwaith a'u bywydau personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i rannu swyddi neu weithio'n hyblyg.

Disgrifiad Swydd

Dyletswyddau a Chyfrifoldebau

O fewn y Tîm Cyfleusterau, bydd y Cynorthwyydd Gweinyddol yn:

• Darparu cymorth gweinyddol ansawdd uchel i'r Ysgol Busnes, gan ymgymryd ag ystod o dasgau gwasanaeth arferol a'u cwblhau i fodloni gofynion gweithredol a gwasanaeth a boddhad cwsmeriaid, ac arwain ar reoli meysydd cyfrifoldeb penodol yn yr Ysgol.

• Rhoi cefnogaeth ac arweiniad ar yr ystod lawn o wasanaethau a ddarperir gan y Tîm.

• Sicrhau bod y Tîm yn cael cefnogaeth a bod dyletswyddau Allweddol, Penodol a Chyffredinol y rôl yn cael eu cyflawni'n broffesiynol.

Dyletswyddau Allweddol

• Delio ag ystod eang o ymholiadau wyneb yn wyneb, ebost a ffôn oddi wrth gwsmeriaid mewnol ac allanol, gan gynnwys staff, myfyrwyr ac ymwelwyr allanol, mewn modd amserol, cyfeillgar a phroffesiynol, gan nodi eu gofynion ac addasu ymatebion safonol yn unol â hynny, a mynd ati’n effeithlon ac yn effeithiol i nodi neu gyfeirio ystyriaethau at reolwyr neu dimau eraill yn yr Ysgol neu Brifysgol.

• Cydweithio ag eraill o fewn a thu allan i'r Tîm, yr Ysgol a'r Brifysgol ehangach, gan gynnwys arweinwyr academaidd perthnasol yn yr Ysgol, er mwyn gwneud argymhellion ar gyfer datblygu prosesau a gweithdrefnau sefydledig a gweithgareddau a mentrau cynaladwyedd.

• Sefydlu perthnasoedd gwaith gyda chysylltiadau allweddol, yn fewnol ac yn allanol, i helpu i wella lefelau gwasanaeth ac ymchwilio i dechnolegau newydd ac ymarfer a phrosesau nodedig o'r tu allan i'r Ysgol.

• Ymgymryd ag amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol i gefnogi'r tîm a'r Ysgol Busnes.

• Casglu a dadansoddi data er mwyn diweddaru systemau gweinyddol â gwybodaeth gywir, ac adnabod tueddiadau a phatrymau sylfaenol mewn unrhyw ddata a gyflwynir a gweithredu unrhyw ymatebion safonol, gan gyfeirio unrhyw faterion ansafonol ymlaen fel bo'r gofyn.

• Cyfrannu at lwyddiant y tîm, arwain eraill drwy esiampl a helpu i oruchwylio a rheoli’r Tîm.

Dyletswyddau Penodol

• Bydd Cynorthwywyr Gweinyddol unigol yn y Tîm yn ymgymryd â phob un o'r Dyletswyddau Penodol isod, a’u cefnogi, ond gofynnir iddynt arwain, yn weithredol ac yn ddatblygiadol, ar ran y Tîm ar un ohonynt, neu ar nifer ohonynt.

• Darparu gwasanaeth derbynfa cyfeillgar hynod broffesiynol, wedi'i gyflwyno'n dda, gan weithredu fel pwynt cyswllt cychwynnol ar gyfer ystod eang o gwsmeriaid mewnol ac allanol a darparu gofal cwsmer o'r safonau uchaf wrth gyfarfod, cyfarch a chyfarwyddo cwsmeriaid ac ymwelwyr.

• Hwyluso system mynediad diogelwch y wefan, agor a chau’r adeiladau ar sail patrwm shifft, gan gysylltu'n uniongyrchol â Diogelwch i sicrhau bod y gwasanaeth yn rhedeg yn llyfn.

• Hysbysu am ddiffygion cynnal a chadw a'u cofnodi, a chofnodi tasgau neu waith angenrheidiol gydag Ystadau'r Brifysgol, a, gan ddefnyddio Porth Cyfleusterau Cymorth yr Ysgol, monitro ac olrhain hynt y gwaith a darparu adborth rhagweithiol i randdeiliaid mewnol, gan gyfeirio unrhyw bryderon o ran cynnydd at reolwyr yr Ysgol.

• Cynnal deunydd ysgrifennu, reprograffeg, cyfleusterau a chyflenwadau traul AV staff yr Ysgol, archebu stoc, cysylltu â rhanddeiliaid i sicrhau bod y stoc mwyaf priodol ar gael, gan gynnwys bodloni ystyriaethau cynaladwyedd, a monitro gwariant yn erbyn y gyllideb.

• Cyflawni dyletswyddau porthora ysgafn, oddi mewn a rhwng adeiladau'r Brifysgol.

Parhaodd y Disgrifiad Swydd mewn Gwybodaeth Ychwanegol

Manyleb Unigolyn

Meini Prawf Hanfodol

1. NVQ 2/TGAU A-C neu gymwysterau neu brofiad gwaith cyfatebol.

2. Profiad helaeth o weithio mewn gweithle gweinyddol neu swyddfa.

3. Gallu diamheuol i ddefnyddio pecynnau TG swyddfa cyffredin (e.e. MS Office).

4. Gallu diamheuol i sefydlu systemau a gweithdrefnau gweinyddol safonol.

5. Gallu a brofwyd i gyfathrebu'n effeithiol ac yn broffesiynol gydag amrywiaeth eang o bobl, mewn dulliau ysgrifenedig a llafar ac yn Gymraeg a Saesneg, neu fodlonrwydd i ddysgu.

6. Gallu a brofwyd i weithio fel aelod effeithiol o’r tîm, a rhoi cyngor ac arweiniad i aelodau eraill y tîm yn ôl yr angen.

7. Ymrwymiad cryf, â thystiolaeth, i wasanaeth cwsmeriaid.

8. Gallu amlwg i ymdopi â cheisiadau estynedig am wybodaeth neu wasanaeth, a datrys problemau cwsmeriaid lle bo'n briodol.

9. Tystiolaeth o allu i gynllunio, blaenoriaethu a threfnu eich gwaith eich hun o fewn amserlenni y cytunir arnynt.

10. Gallu pendant i gymryd y cam cyntaf wrth ddatrys problemau ac ymateb i ymholiadau, gan gydymffurfio â gweithdrefnau ac arferion safonol.

Meini Prawf Dymunol

1. Profiad o ddarparu gwasanaethau cyfleusterau, a thechnolegau a systemau cyfleusterau cysylltiedig, mewn amgylchedd swyddfa a/neu addysgol.

2. Profiad o weithredu systemau a fframweithiau SHEW. Gwybodaeth Ychwanegol

Disgrifiad Swydd – parhad

Dyletswyddau Penodol

• Cefnogi pwyllgorau a chyfarfodydd perthnasol, gan gynnwys paratoi agendâu a phapurau, cymryd cofnodion a monitro a dwysáu gweithredoedd y cytunwyd arnynt ar ran y Cadeirydd.

• Bod ar gael ar gyfer digwyddiadau y tu allan i oriau gwaith, gyda'r nos ac ar benwythnosau, drwy drefniant y cytunir arno ymlaen llaw.

• Cynorthwyo gyda chyfleusterau, materion diogelwch, cynnal gweithdrefnau agor a chau adeiladau yn amserol, gwirio a monitro ystafelloedd seminar, mannau cyfarfod a chyffredin yn ôl amserlenni y cytunwyd arnynt, gan hysbysu am ddiffygion neu eu datrys, a gosod ystafelloedd yn ôl manylebau a geir ymlaen llaw.

• Gweithredu system Diogelwch, Iechyd, yr Amgylchedd a Lles (SHEW) yr Ysgol, gan gynnwys gwerthusiadau DSE staff, gan weithredu neu ddwysáu camau lliniaru gofynnol, gweinyddu ac adolygu asesiadau risg, cysylltu ag arweinwyr gweithgaredd academaidd a gwasanaethau proffesiynol i gyflawni'r rhain, a dangos dull gweithio rhagweithiol i gefnogi agenda cynaladwyedd yr Ysgol.

• Cefnogi gwasanaeth archebu ystafelloedd yr Ysgol, yn geisiadau ad-hoc a hefyd y cysylltiadau agos â gweithgareddau amserlennu.

• Gweithredu gwasanaethau post yr Ysgol, gan gynnwys rheoli cyllidebau ac ail-daliadau cysylltiedig, cysylltu â chyflenwyr technoleg a gwasanaethau allanol a darparu cyngor ac arweiniad i gwsmeriaid ar y gwasanaethau mwyaf priodol i'w hanghenion.

• Gweinyddu a chynnal rhwydwaith arwyddion digidol yr Ysgol, gan sicrhau bod y cynnwys yn gyfredol ac yn berthnasol ac yn cydymffurfio â deddfwriaeth briodol, gan ddarparu cyngor ac arweiniad i ddefnyddwyr gwasanaeth.

• Gweithredu gwasanaethau reprograffeg yr Ysgol, gan gynnwys rheoli cyllidebau ac ail-daliadau cysylltiedig, cysylltu â chyflenwyr technoleg a gwasanaethau allanol a darparu cyngor ac arweiniad i gwsmeriaid ar y gwasanaethau mwyaf priodol i'w hanghenion.

Dyletswyddau Cyffredinol

• Dylech chi allu dangos eich bod yn cyd-fynd ag egwyddorion yr ysgol, sydd wedi’u pennu yn unol â’i strategaeth dros werth cyhoeddus.

• Datblygu’n bersonol ac yn broffesiynol mewn ffyrdd addas a fydd yn gwella eich gwaith yn y swydd.

• Cyfrannu at weithgareddau ehangach Gwasanaethau Proffesiynol yr Ysgol.

• Sicrhau eich bod yn deall pwysigrwydd cyfrinachedd wrth ymgymryd â'r holl ddyletswyddau .

• Cadw at bolisïau’r Brifysgol ynghylch diogelu gwybodaeth (gan gynnwys rhwymedigaethau GDPR y Brifysgol), Diogelwch, Iechyd, yr Amgylchedd a Llesiant (SHEW), a Chydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (EDI).

• Cyflawni o bryd i’w gilydd ddyletswyddau eraill sydd heb eu crybwyll uchod ond yn cyd-fynd â'r rôl.

Cyflog

💰 £21,197 - £23,144

Lleoliad

📍 Caerdydd

Dyddiad cau

19 Chwefror 2023

👋🏻 Os gallwch sôn am Jobyn yn eich cais, rydyn ni wir yn ddiolchgar!

Mae Webrecruit yn edrych am Weinyddwr - Recriwtio a Gwasanaethau Cleient

Ar gau. Mae’r dyddiad cau ar gyfer y swydd hon wedi mynd heibio.

Gweithio Hybrid (Yn y Cartref ac yn y Swyddfa, yn y Cartref yn unig ar gyfer gweithwyr y tu allan i bellter cymudo)

Amdanom ni

Yn Webrecruit, rydym yn gwmni hysbysebu a meddalwedd recriwtio, yn gyfuniad prin o bobl greadigol, datblygwyr, arweinwyr meddwl a gweithwyr proffesiynol gwerthu sy'n cydweithio i greu atebion ymarferol, defnyddiadwy i anghenion recriwtio cleientiaid.

Rydyn ni'n gwneud rhywbeth o'r enw Recriwtio Hybrid - dydyn ni ddim i gyd yn hysbysebu recriwtio ac nid ydym yn canolbwyntio ar wneud meddalwedd yn unig. Rydym yn hysbysebu, recriwtio a llogi arbenigwyr meddalwedd sy’n darparu datrysiadau cyflawn sy’n bodloni holl anghenion recriwtio cwmni, o gynhyrchu hysbyseb i ddenu’r bobl gywir a’u cynnwys trwy ein meddalwedd platfform llogi sy’n arwain y farchnad.

Ni yw stop cyntaf llawer o gleientiaid ar gyfer eu hanghenion hysbysebu a chyda hynny mewn golwg, rydym yn parhau i weld galwadau cynyddol am ein cefnogaeth gan gleientiaid newydd a phresennol.

Rydyn ni nawr yn recriwtio ar gyfer Gweinyddwr i ymuno â'n tîm Gwasanaethau Cleient sy'n ymwneud â phostio a gweinyddu'r hysbysebion swyddi rydyn ni'n eu creu ar y byrddau swyddi a'r cyfryngau cymdeithasol.

Eich dydd i ddydd:

O ddydd i ddydd, mae ein Gweinyddwyr yn yr adran Gwasanaethau Cleient yn chwarae rhan hanfodol wrth sicrhau bod ein hysbysebion swyddi yn cael eu postio i fyrddau swyddi gofynnol ac allfeydd cyfryngau cymdeithasol mewn modd amserol, effeithlon a chywir. Mae ein Gweinyddwyr yn sicrhau ein bod yn cyflawni'r hyn y mae ein cleientiaid yn dod i Webrecruit amdano!

Gan weithio gydag atebion awtomataidd profedig ac ymarferol ochr yn ochr â phrosesau cynnil, ystyriol, nid oes unrhyw ddau ddiwrnod yr un fath mewn gwirionedd; mae gennym ddigonedd o systemau a ffyrdd o weithio yn eu lle i wneud ein darpariaeth mor llyfn â phosibl, ond rydym hefyd yn gweithio mewn amgylchedd cyflym sy'n cyflwyno anghenion dyddiol, amrywiol sy'n creu amgylchedd gwaith cadarnhaol a deinamig.

Yr hyn rydym yn chwilio amdano:

Daw ein tîm o amrywiaeth eang o gefndiroedd gyda lefelau amrywiol o brofiad. Yr hyn sy'n gwneud ein timau a'n cymdeithion yn llwyddiannus yw parodrwydd cymunedol i gyflawni gwaith rhagorol i'n cleientiaid bob dydd.

Gyda’n llwyddiannau parhaus, mae gennym ddyddiau lle gall y swm o waith sy’n dod drwodd fod yn uchel ac mae angen aelodau tîm arnom sy’n gallu addasu i’r cyfnodau hyn o fusnes gyda dull tawel a chasgledig, tra’n cadw llygad am fanylion. Bydd angen hyder arnoch hefyd i allu cyfathrebu â chleientiaid, ymgeiswyr a chydweithwyr fel ei gilydd felly mae proffesiynoldeb a galluoedd meithrin cydberthnasau yn bwysig i'r rôl hon. Mae'r gallu i siarad Cymraeg, yn ogystal â Saesneg, hefyd yn hanfodol ar gyfer y swydd hon.

Yn benodol, byddwch yn:

- Postio swyddi gweigion cymeradwy cleientiaid i fyrddau swyddi - Golygu hysbysebion byw ar fyrddau swyddi - Cydgysylltu â chyflenwyr a'r tîm masnachol yn ôl yr angen i sicrhau bod rolau'n cael eu gosod ar fyrddau swyddi cyffredinol ac arbenigol - Rheoli ac ymateb i ymholiadau a cheisiadau yn y mewnflwch gwasanaethau a rennir - Cysylltu â chleientiaid, ymgeiswyr a chydweithwyr dros y ffôn

Nid yw hon yn rhestr hollgynhwysfawr o ddyletswyddau, ac mae digon i gymryd rhan ynddo gan gynnwys sefydlu cyfrifon brand ar gyfer cleientiaid ar y byrddau swyddi, gweinyddu ymgyrchoedd cyfryngau cymdeithasol, cefnogi cleientiaid ac ymgeiswyr ar eu teithiau a mwy!

Bydd gan ymgeiswyr delfrydol brofiad o weithio mewn swyddogaeth weinyddol naill ai mewn Hysbysebu neu Recriwtio, neu'r ddau; fodd bynnag, nid yw hyn yn orfodol a'r hyn yr ydym yn chwilio amdano mewn gwirionedd yw sgiliau gweinyddol cryf ac amlwg, llygad am fanylion ac ymrwymiad i wneud swydd yn iawn.

Beth fyddwch chi'n ei gael yn gyfnewid?

- Cyflog o £22,500 DOE - Cynllun bonws (ar ôl cyfnod prawf) - Cynllun pensiwn - 23 diwrnod o wyliau pro rata (cynyddu gyda gwasanaeth i 25) - Polisi gwisgo i lawr - Gweithio o gartref - Hyfforddiant cynhwysfawr

Fe welwch ein bod ni’n dîm amrywiol o unigolion gydag ehangder o brofiad, cefndiroedd a diddordebau ac mae hyn oll yn cyfrannu at ein gweithle fel rhywbeth yr ydym ni yn Webrecruit yn falch ohono. Rydyn ni'n gweithio o gartref, yn 'gyfarfodydd' Zoom ac yn sgwrsio DM y dyddiau hyn - rydyn ni'n gyson mewn cysylltiad â'n gilydd er ein bod ni'n bell. Rydym hefyd nawr yn ôl yn y swyddfa un diwrnod yr wythnos!

Cynhelir cyfweliadau trwy sgwrs fideo a bydd y broses recriwtio yn cynnwys profion ysgrifennu a sgiliau ochr yn ochr â'r broses ymgeisio a chyfweld.

Cynigir y rôl hon ar sail amser llawn.

Gall sefydliadau eraill alw'r rôl hon yn Gynorthwyydd Gweinyddol, Cynorthwy-ydd Gweinyddol, Cynorthwy-ydd Cymorth Gweinyddol, Swyddog Gweinyddol, Gweinyddwr Recriwtio, Gweinyddwr Adnoddau Dynol, Gweinyddwr Hysbysebu, neu Weithredwr Gweinyddol.

Mae Webrecruit yn gyflogwr cyfle cyfartal, yn gwerthfawrogi amrywiaeth ac wedi ymrwymo'n gryf i ddarparu cyfleoedd cyflogaeth cyfartal i bob gweithiwr a phob ymgeisydd am gyflogaeth. Cyfle cyfartal yw’r unig ffordd dderbyniol o gynnal busnes a chredwn po fwyaf cynhwysol yw ein hamgylcheddau, gorau oll fydd ein gwaith.

Os oes gennych ddiddordeb mewn bod yn Weinyddwr yn Webrecruit, dewiswch y botwm ymgeisio a chyflwynwch lythyr eglurhaol cyffrous ochr yn ochr â'ch CV a chwestiynau ategol.